Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Koordinátor řízení dokumentů
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Koordinátora řízení dokumentů, který bude zodpovědný za efektivní správu, organizaci a kontrolu toku dokumentace v rámci celé organizace. Tato role je klíčová pro zajištění souladu s interními předpisy i externími normami, jako jsou ISO standardy nebo právní požadavky. Koordinátor řízení dokumentů bude úzce spolupracovat s různými odděleními, aby zajistil, že všechny dokumenty jsou správně evidovány, aktualizovány a archivovány.
Mezi hlavní úkoly patří tvorba a údržba systému řízení dokumentace, školení zaměstnanců v oblasti správného zacházení s dokumenty, kontrola souladu dokumentace s platnými předpisy a zajištění bezpečného ukládání citlivých informací. Dále bude odpovědný za digitalizaci dokumentů, správu přístupových práv a spolupráci s IT oddělením při implementaci softwarových řešení pro dokumentaci.
Ideální kandidát má zkušenosti s řízením dokumentace ve střední až velké organizaci, orientuje se v normách kvality a má výborné organizační schopnosti. Musí být pečlivý, důsledný a schopný pracovat samostatně i v týmu. Znalost nástrojů jako je SharePoint, Documentum nebo jiné DMS systémy je výhodou.
Tato pozice je vhodná pro jednotlivce, kteří mají zájem o systematickou práci, rádi nastavují procesy a mají smysl pro detail. Nabízíme stabilní pracovní prostředí, možnost profesního růstu a práci v přátelském kolektivu.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa a aktualizace systému řízení dokumentace
- Zajištění souladu dokumentace s interními a externími normami
- Školení zaměstnanců v oblasti správy dokumentů
- Digitalizace a archivace dokumentů
- Spolupráce s IT při implementaci DMS systémů
- Kontrola přístupových práv k dokumentům
- Zajištění bezpečnosti a důvěrnosti dokumentace
- Vytváření a údržba šablon a standardů dokumentů
- Podpora auditních procesů a kontrol
- Zlepšování procesů řízení dokumentace
Požadavky
Text copied to clipboard!- SŠ/VŠ vzdělání, ideálně v oblasti administrativy nebo informačního managementu
- Zkušenosti s řízením dokumentace minimálně 2 roky
- Znalost nástrojů pro správu dokumentů (např. SharePoint, Documentum)
- Znalost ISO norem a právních požadavků na dokumentaci
- Výborné organizační a komunikační schopnosti
- Pečlivost, samostatnost a smysl pro detail
- Schopnost pracovat pod tlakem a dodržovat termíny
- Znalost práce s MS Office
- Zkušenost s digitalizací dokumentů výhodou
- Angličtina na komunikativní úrovni výhodou
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s řízením dokumentace?
- Jaké nástroje pro správu dokumentů jste používal/a?
- Jak byste zajistil/a soulad dokumentace s ISO normami?
- Jaké máte zkušenosti s digitalizací dokumentů?
- Jak byste řešil/a situaci, kdy dokument chybí nebo je neaktuální?
- Jaké metody používáte pro školení zaměstnanců v oblasti dokumentace?
- Jaké máte zkušenosti s auditními kontrolami?
- Jak byste zlepšil/a stávající procesy řízení dokumentace?
- Jaké máte zkušenosti s nastavováním přístupových práv?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a s termíny?
